Vergabe- und Vertragsmanagement

Vergabe- und Vertragsmanagement

Effiziente, regelkonforme und einheitliche Anwendung vergaberechtlicher Vorschriften!

Öffentliche Auftraggeber unterliegen den strengen Regularien und Vorgaben des Vergaberechtes der Bundesrepublik Deutschland, die in den folgenden Verordnungen und Bestimmungen festgelegt sind:

  • VgV: Vergabeverordnung, Verord­nung über die Vergabe öffentlicher Aufträge
  • VOL/A, VOL/B, VOF: Verdin­gungs­ver­ord­nung für Leis­tun­gen
  • EVB-IT: Er­gän­zen­de Ver­trags­be­din­gun­gen für die Be­schaf­fung von In­for­ma­tions­tech­nik

Dieses umfassende Regelwerk aus Vorschriften und Verfahrensregeln, die ein Träger öffentlicher Gewalt bei der Beschaffung von sachlichen Mitteln und Leistungen zu beachten hat, stellt jedoch sowohl die verantwortlichen Mitarbeiter des IT-Einkaufs als auch der IT-Abteilung vor eine große Herausforderung. Die effiziente, regelkonforme und einheitliche Anwendung der vergaberechtlichen Vorschriften auf nationaler und europäischer Ebene erfordert von allen Beteiligten ein profundes juristisches, technisches und ökonomisches Fachwissen und bindet Zeit und Ressourcen. Ein Verstoß gegen das Vergaberecht bietet den Bietern die Möglichkeit, Rechtsschutz wegen der Verletzung der Verfahrensregeln bei den Vergabekammern zu suchen, um so die Zuschlagserteilung an einen Mitkonkurrenten zu verhindern oder auch Schadensersatz zu beanspruchen.

Als Beteiligter im Vergabeverfahren ist es daher unerlässlich zum Schutz der eigenen Interessen und der getätigten Aufwendungen, eine ordnungsgemäße und regelkonforme Durchführung der Beschaffung durch Einhaltung der Grundsätze des Vergaberechts

  • Wettbewerbsgrundsatz
  • Transparenzgebot
  • Diskriminierungsverbot bzw. Gleichbehandlungsgrundsatz
  • Förderung mittelständischer Interessen (Losaufteilung)
  • Vergabe an fachkundige, leistungsfähige, zuverlässige und gesetzestreue Unternehmen
  • Wirtschaftlichkeitsgrundsatz

sicherzustellen.

Die CIS GmbH als herstellerunabhängiges IT-Dienstleistungshaus bietet öffentlichen Auftraggebern kompetente Beratungs- und Unterstützungsleistung in allen Phasen des Vergabeverfahrens, zu deren Aufgaben gehören die

  • Ist-Analyse zur Ermittlung der Investitions- und Kostenbedarfe
  • Bedarfs-Analyse mit Erarbeitung der Investitionsplanung gegliedert nach Bedarfsanforderungen
  • Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen der anstehenden Investitionen für die Leitungsebene/-gremien
  • Ausschreibungsmanagement (Erstellen standardisierter Verdingungsunterlagen für IT-Ausschreibungsverfahren mit Entwurf von Schreiben, Vertragsbedingungen / Formularen)
    • Angebotsschreiben
    • Bewerbungsbedingungen des Auftraggebers
    • Besondere Vertragsbedingungen des Auftraggebers
    • Leistungsbeschreibung
    • Preisblatt
    • Formular Selbstauskunft
    • Formular Bietergemeinschaft
    • Formular Verpflichtungserklärung für Nachunternehmer
    • Formular Verzeichnis der Nachunternehmer (national + EU) 
  • Einholung und Auswertung der Angebote
  • Unterstützungsleistungen bei Preis- und Konditionsverhandlungen
  • Erstellung, Prüfung und Überwachung des IT-Vertragswesens der Zuschlagserteilung
  • Abstimmung und Überwachung der Bestell- und Lieferabwicklung
  • Durchführung der Investitions- und Kostenkontrolle inkl. Rechnungsprüfung
  • Software- und Systemabnahmen der Beschaffungen
  • Durchführung des Beschaffungscontrollings der zu verantwortenden Ausschreibungsverfahren.

Die Beschaffungen aus öffentlichen Aufträgen stellen einen bedeutenden Wirtschaftsfaktor dar. Vorgabe des Vergaberechts an die öffentlichen Auftraggeber ist es, wirtschaftlich mit öffentlichen Mitteln umzugehen, rechtskonform zu agieren und in einem marktgerechten Wettbewerb Beschaffungen an interessierte Unternehmen zu vergeben. All diesen Herausforderungen können sich die Beteiligten nur mit Unterstützung durch kompetente Partner wie die CIS GmbH stellen.